Le règlement intérieur

Article 1: Conditions d’accueil

Article 1.1 : L'accueil périscolaire est accessible aux enfants scolarisés dans les écoles colombanaises à partir de la date d'anniversaire de leurs trois ans et jusqu’à la fin de leur scolarité dans ces écoles.

• Cas particuliers :

Les enfants scolarisés en petites sections âgés de moins de 3 ans pourront être accueillis au sein de l’accueil périscolaire. Au moment de l’inscription un protocole d’accueil individualisé sera mis en place avec la famille (fréquence, amplitude horaire ...) de façon à garantir un accueil de qualité pour l’enfant.

Article 1.2 : L'accueil de loisirs le « Pass’Âge » est accessible à tous les enfants à partir de la date anniversaire de leurs trois ans et jusqu’à la veille de leurs 12 ans.

• Cas particuliers :

Les enfants scolarisés en petites sections âgés de moins de 3 ans pourront être accueillis au sein de l’accueil de loisirs. Au moment de l’inscription un protocole d’accueil individualisé sera mis en place avec la famille (fréquence, amplitude horaire ...) de façon à garantir un accueil de qualité pour l’enfant.

Article 1.3 : Le club préados est accessible à tous les enfants à partir de la date anniversaire de leurs 10 ans et jusqu’à la veille de leurs 14 ans.

Article 1.4 : Pour l’accueil de loisirs (hors nuitée et journée spécifique) et l’accueil périscolaire, l’amplitude maximale de présence journalière est limitée à 11 heures, sauf situation professionnelle ou personnelle dûment justifiée.

Article 1.5 : L’accueil Barak’ados est accessible à tous les enfants à partir de la date anniversaire de leurs 11 ans et jusqu’à la veille de leurs 18 ans

Article 2 : Inscriptions et réservations

Article 2.1 : Un dossier par famille est à compléter et permet l'inscription annuelle de tous les enfants à nos activités. Le dossier est à télécharger sur notre site internet (www.coanim.fr, rubrique "Inscriptions et réservations") ou à retirer dans nos locaux ou en Mairie. Il est constitué de plusieurs pièces dont la liste figure en page de couverture. Seul un dossier complet est pris en compte. Il sera à mettre à jour, chaque année, courant mai-juin au moyen d'une fiche qui sera transmise aux familles dont le dossier  d'inscription initial est antérieur au 1^er mars de l’année en cours. Les fiches non retournées à la date limite du 20 juin donneront lieu à une pénalité de 10 €.

Article 2.2 : Les réservations doivent se faire obligatoirement par écrit pour chaque activité (excepté le club préados et la Barak'Ados) au moins sept jours avant la date souhaitée, hors périodes de fermeture de Co’Anim. Des formulaires de réservation sont disponibles sur notre site (www.coanim.fr rubrique "inscriptions et réservations") ou à l'accueil dans nos locaux. Un "portail de réservation" accessible depuis notre site Internet permet aux parents de procéder eux-mêmes à leurs réservations. Le délai de réservation est de 7 jours pour toutes les réservations passées par ce moyen pour les mercredis et accueil de loisirs, pour le périscolaire jusqu’à 22h avant le jour d’accueil (matin et soir)

Article 2.2 bis : Les réservations « Accueil jeunes et accueil de loisirs » se font par le biais d’un formulaire lorsque celles-ci sont obligatoire, disponible sur notre site internet, sur les affiches et programmes (QR Code), sur la page FB de l’animation jeunesse

Article 2.3 : Les réservations sont prises en compte dans la limite des places disponibles. Les réservations effectuées au moyen du portail de réservation sont confirmées en temps réel par le système informatique, elles sont donc prioritaires sur les réservations "papier et mail" qui sont traitées manuellement. Le nombre de places est lié règlementairement d’une part, au nombre d’animateurs disponibles et, d’autre part, il évolue en raison de contraintes spécifiques (transport, activité avec règlementation spécifique, etc.).

Article 2.4 : Nous nous tenons à la disposition des parents pour réaliser, sur rendez-vous, une visite des locaux avec l'enfant. Ceci lui permettra de se familiariser avec ce nouvel univers et de prendre des repères.

Article 2.5 : Les enfants ne peuvent être accueillis sans réservation préalablement acceptée. Le non-respect de ce point engendre une pénalité forfaitaire de 10 € par enfant et par accueil. Une sanction pourra également être prononcée par le Conseil d’Administration.

Article 3 : Annulations

Article 3.1 : Les annulations de réservations sont faites obligatoirement par écrit (mail ou papier) ou via le portail de réservation. Elles doivent se faire au plus tard (hors périodes de fermeture de Co’Anim) :

> la veille jusqu’à 22h00 avant le début de l’accueil souhaité si l’annulation concerne l’accueil périscolaire et est effectuée par le portail de réservation ou par mail,
>7 jours avant la date souhaitée pour l’accueil de loisirs, mercredis et les veillées si l’annulation est faite via le portail ou par mail,
> 60 jours avant le départ pour les camps, 10 € de frais de traitement de dossier étant retenus dans tous les cas.

> 48h avant pour les activités de la Barak’Ados sur inscriptions. Attention pour certaines activités nécessitant un investissement supplémentaire de la structure les annulations ne seront pas possible (pour ces cas exceptionnels les familles seront contactées individuellement afin de les en avertir)

Article 3.2 : En cas d'annulation hors délai :

> pour l'accueil de loisirs, 50 % du prix de la journée est facturé.

> pour les veillées, 50 % du prix est facturé.

> pour l'accueil périscolaire, 1 heure forfaitaire est facturée matin et/ou soir selon la réservation initiale.

> pour les camps, 25 % du prix est retenu si l’annulation intervient entre 59 et 30 jours avant le départ, 50 % du prix du séjour est retenu pour une annulation entre 29 jours et 15 jours avant le départ,  80 % du prix est retenu pour une annulation entre 14 jours et 5 jours avant le départ et 100 % du prix est retenu pour une annulation à moins de 5 jours du départ.

Article 3.3 : En cas d'absence non annulée, 100 % du prix de la journée est retenu pour l'accueil de loisirs, 100 % du prix est retenu pour une veillée et 100 % du prix du séjour est retenu pour un camp.

Article 3.4 : Une absence pour maladie ne sera pas facturée si un justificatif est transmis sous 8 jours, et que l’absence est signalée immédiatement.

Article 3.5 : Pénalité de récurrences :

En cas d’absence ou d’annulation hors délai pour la 3éme fois sur les accueils de loisirs (mercredis et vacances scolaires) une pénalité supplémentaire sera facturée de 10 euros par absence. En cas d’absence ou d’annulation hors délai pour la 5éme fois sur l’accueil périscolaire une pénalité supplémentaire de 10 euros sera appliquée par absence. Au terme de chaque période de facturation (1 mois calendaire) la récurrence sera levée, nous nous réservons toutefois la possibilité de faire appliquer une sanction par le Conseil d’Administration dans le cas de récurrences répétées sur l’année. Un mail sera envoyé au plus tôt afin de vous en avertir.

Article 4 : Encadrement

Le fonctionnement et l'encadrement de nos activités sont assurés par des personnels qualifiés dans le respect des normes réglementaires propres aux Accueils Collectifs de Mineurs (ACM) et selon les directives de la Direction Régionale et Départementale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale (DRDJSCS).

Article 5 : Horaires

Article 5.1 : En période scolaire, l'accueil périscolaire est ouvert :

> le matin : les lundis, mardis,  jeudis et vendredis de 7h00 au début de la classe. Les enfants sont accompagnés à l'école par nos équipes.

> l'après-midi : les lundis, mardis, jeudis et vendredis de la fin de la classe à 19h00. Les enfants sont pris en charge directement à l'école. Les parents peuvent venir chercher leurs enfants à partir de 16h30.

Article 5.2 : L'accueil de loisirs « le Pass’âge » est ouvert en période scolaire, le mercredi toute la journée et pendant les vacances scolaires selon un planning qui figure sur notre site internet et qui est affiché dans nos locaux. Fonctionnement entre 9h00 et 17h00, avec un accueil péricentre, facturé en plus, de 7h00 (7h30 l'été) à 9h00 et de 17h00 à 19h00 (18h30 l'été). Les réservations se font à la journée, à la demi-journée avec ou sans repas. L'arrivée des enfants est possible entre 7h00 (7h30 l'été) et 10h00, entre 12h et 12h15 (après-midi avec repas) ou entre 13h30 et 14h00 (après-midi sans repas). Le départ est possible entre 12h00 et 12h15 (matinée sans repas) entre 13h30 et 14h00 (matinée avec repas) ou entre 16h30 et 19h00 (18h30 l'été) sauf activité particulière imposant des contraintes horaires communiquées à l’avance.

Article 5.3 : Les arrivées et/ou départs en dehors des horaires précisés aux articles 5.1 et 5.2 donnent lieu à des frais de 3€ par arrivée et départ et par fratrie, sauf présentation d’un justificatif médical sous 8 jours. Elles doivent rester exceptionnelles et signalées à l’avance à la direction, sous réserve des sanctions prévues à l’article 7.

Article 5.4 : En période scolaire, le club préados est ouvert les mercredis après-midi de 14h00 à 18h00. Les enfants peuvent arriver et repartir selon les plages horaires libres définies à l'avance avec leurs parents, sauf activité particulière imposant des contraintes horaires communiquées à l’avance.

Article 5.5 : Pour toute demande administrative telle que renseignement, réservation, paiement, etc. les parents sont reçus lors des permanences dont les horaires sont affichés à l’entrée et sur le site Internet de Co’Anim. En dehors de ces horaires, nous ne recevons pas le public, sauf sur rendez-vous.

Article 6 : Modalités de fonctionnement

Article 6.1 : Les parents sont invités à transmettre les informations utiles concernant leur enfant à la personne chargée de l'accueil. Celle-ci enregistrera également l'heure d'arrivée de l'enfant au moyen d'un dispositif de lecture optique de la carte d'adhérent qui fera foi pour la facturation. Au moment du départ, l'heure est également enregistrée selon le même procédé. Pour des raisons de logistique, le personnel ne peut pas prévenir les enfants qui partent seuls de l’heure à laquelle ils doivent partir.

Article 6.2 : Les enfants qui arrivent avant 8h00 ont la possibilité de prendre un petit-déjeuner équilibré sur place (service facturé). Il leur est alors proposé différents ingrédients au choix (lait, yaourts, céréales, brioche, fruits...). Aucune nourriture provenant de l’extérieur ne peut être acceptée (sauf allergie alimentaire faisant l’objet d’un PAI).

Article 6.3 : Au moment du départ, l’adulte qui vient chercher l’enfant doit veiller à ce que ce dernier range les livres et/ou jouets qu’il utilisait éventuellement. L’adulte aide l’enfant au besoin.

Article 6.4 : Seuls les détenteurs de l’autorité parentale ou les personnes dûment mandatées par eux et par écrit, peuvent venir chercher l’enfant dans la structure. En cas de séparation des parents, l’équipe de la structure suivra scrupuleusement les règles des jugements en vigueur. Les parents peuvent autoriser leurs enfants à partir seuls de la structure. Cette autorisation doit être faite via le portail de réservation 48h à l’avance, ou, à défaut, sur papier.

Article 6.5 : Au-delà de l’horaire de fermeture de la structure, une pénalité de 0,50 € par minute est appliquée. À partir de 5 minutes avant la fermeture de la structure, le pointage des cartes s’effectue obligatoirement au moment du départ de la famille. Si les parents n’ont pas été joignables, les professionnels appelleront les personnes autorisées à venir chercher l’enfant. Si personne n’est joignable, la direction pourra prendre la décision d'en informer les autorités compétentes.

Article 6.6 : Lorsque les parents sont présents dans la structure, leur enfant est sous leur responsabilité. Celle-ci est donc engagée auprès des autres enfants.

Article 6.7 : Les parents (ou adultes chargés d’accompagner les enfants) s’interdisent toute intervention directe auprès d’autres enfants sans accord préalable d’un membre de l’équipe d’encadrement.

Article 6.8 : Les programmes de l'accueil de loisirs, du club préados et des camps sont donnés à titre indicatif et pourront être modifiés en fonction des contraintes et opportunités.

Article 7 : Respect des règles de vie et du présent règlement

Les enfants s'engagent à respecter les règles de vie de la structure. En cas de non-respect de ces règles, des mesures spécifiques seront prises par la direction. En cas de comportement violent, mise en danger d’autrui ou non-respect répété des règles de vie, une exclusion temporaire pouvant aller jusqu’à 15 jours pourra être envisagée par la direction. Par ailleurs, tout manquement des familles au présent règlement pourra donner lieu à des sanctions prononcées par le Conseil d’Administration de Co’Anim et pouvant aller jusqu’à l’exclusion définitive.

Article 8 : Facturation

Article 8.1 : Les tarifs des différents services sont calculés en fonction du quotient familial. Souhaitant rendre les services accessibles à un maximum de familles, l'association a créé différentes tranches tarifaires (normes de la CAF) en appliquant des tarifs abordables sur les quotients les plus bas.

Article 8.2 : Pour établir cette tarification modulée, il est demandé aux familles de justifier de leurs ressources au moyen du quotient familial de la CAF ou de la MSA, à défaut de leur dernier avis d’imposition. En cas de non fourniture (ou de non-renouvellement annuel) de ces éléments, le tarif maximum est obligatoirement appliqué. Il ne sera pas possible de modifier le tarif si les éléments sont fournis après l'émission de la facture.

Article 8.3 : En cas de modification du quotient familial en cours d’année, il appartient à la famille de fournir un nouveau justificatif pour permettre d’appliquer le nouveau tarif à partir du mois qui suit la fourniture du document.

Article 8.4 : Les tarifs sont approuvés par le Conseil d’Administration. Ceux-ci peuvent être revalorisés en fonction de l'évolution du coût de la vie, de la fluctuation des subventions qui nous sont attribuées ou du développement de la structure.

Article 8.5 : Les tarifs sont affichés dans la structure et sur le site internet. Le simple fait que l'enfant soit présent à une activité payante déclenche une facturation (avec éventuellement l’adhésion), que les parents aient réservé ou non.

Article 8.6 : Une facture est transmise chaque mois par mail. Celle-ci est payable à réception. À la demande, une facture papier peut être éditée. Elle sera alors à retirer à l’accueil entre le 5 et le 10 du mois. Les factures non retirées le 11, seront adressées par la Poste moyennant une participation forfaitaire aux frais d’envoi de 1 €.

Article 8.7 : À défaut de paiement au-delà de 2 semaines, une première relance vous sera adressée. Sans nouvelle de votre part sous 15 jours, une seconde relance vous est envoyée par courrier postal. Sans nouvelle de votre part dans les 8 jours, des frais de recouvrement d'un montant de 10 € seront appliqués lors de l'envoi de la troisième relance (mise en demeure).

Article 8.8 : En cas de défaut de règlement, votre enfant n'aura plus accès à nos activités jusqu'à régularisation. Le cas échéant, des poursuites pourront être engagées devant la juridiction compétente (procédure d’huissier puis tribunal). En cas de difficultés, nous vous invitons fortement à nous contacter afin d'analyser avec vous votre situation et de trouver des solutions, des échéanciers sont possibles ainsi que des aides pour les familles en difficultés.

Article 8.9 : En cas d’erreur confirmée sur une facture, un avoir ou une régulation sera fait sur la facture du mois suivant.

Article 8.10 : Modes de règlements acceptés : prélèvement automatique, chèques, espèces, cartes bancaires (Visa, Mastercard, Maestro, VPay et American Express), chèques vacances, CESUS. Les prélèvements sont envoyés à la banque le 11 du mois qui suit la réception de la facture.

Article 9 : Santé, maladies, accidents

Article 9.1 : Si un enfant présente des symptômes de maladie ou en cas de blessure, l'équipe d'animation tente d'avertir les parents dans les plus brefs délais. En cas de nécessité, selon l'intensité des symptômes ou en cas d'impossibilité de joindre les parents, la direction fait appel au centre 15 qui prendra les décisions rendues nécessaires par l'état de santé de l'enfant. En cas de nécessité, Co’Anim peut faire l’avance de frais médicaux en l’absence des parents qui s’engagent à les rembourser immédiatement.

Article 9.2 : Lors de l'arrivée de l'enfant, en cas de symptômes de maladie, la direction se réserve le droit de refuser d'engager sa responsabilité et donc de refuser l'accueil de l'enfant à sa libre appréciation.

Article 9.3 : Aucun médicament ne sera donné aux enfants sans prescription du médecin ou sans la présence d'un protocole d'accueil individualisé (PAI) rédigé par un médecin.

Article 10 : Assurances

Article 10.1 : Tous les enfants participant à nos activités sont systématiquement couverts par un contrat d’assurance comprenant les garanties suivantes : individuelle accident, recours, dommages aux biens des participants (vêtements et biens utilisés dans le cadre des activités uniquement), assistance rapatriement.

Article 10.2 : Les objets qui ne sont pas liés à la pratique de nos activités (téléphones portables, baladeurs, bijoux, etc.) ne sont pas couverts. Cette assurance ne couvre pas non plus les risques d’annulation. Co’Anim décline toute responsabilité en cas de perte ou de vol d’objets ou de vêtements non couverts par notre assurance.

Co’Anim invite donc les familles qui le souhaitent à souscrire une assurance personnelle complémentaire pour les risques non-couverts par notre contrat d’assurance.

Article 11 : Adhésion

Article 11.1 : La participation à nos activités est réservée à nos seuls adhérents qui doivent donc s’acquitter obligatoirement du montant de l’adhésion annuelle. L’adhésion, à caractère familial, permet à tous les membres d’une famille de participer à nos activités.

Article 11.2 : la durée de validité de l’adhésion est fixée du 1^er septembre au 31 août suivant, et ce, quelle que soit la date de l’adhésion.

Article 11.3 : Le montant de l’adhésion est fixé annuellement par l’assemblée générale. Ce prix n’est en aucun cas inclus dans le montant de la participation financière aux activités payantes. Son montant est forfaitaire et non remboursable, quel que soit le nombre de participations à nos activités.

Article 12 : Loi informatique et libertés, droit à l’image

Article 12.1 : Les données personnelles de nos adhérents font l’objet d’un traitement informatique, indispensable pour participer à nos activités. Nous rappelons à nos adhérents qu’ils ont  la possibilité d’exercer leur droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi n°78/17 du 06/01/1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et dans le cadre du RGPD.

Article 12.2 : Au cours des activités, des personnels ou des personnes mandatés par Co’Anim peuvent être amenés à faire des photographies ou des films des participants. Sauf avis contraire stipulé sur le dossier d’inscription, ces documents pourront être utilisés par Co’Anim dans un but d’information et de communication.

Article 13 : Mise en application

Ce présent règlement intérieur a été approuvé par le Conseil d’Administration de Co’Anim dans sa séance du 09/06/2020. Il est applicable à partir du 01/09/2020.